Projektmanagement Tools

Recherchiert von Content Analystin Shubham Gupta und bearbeitet von Ines Bahr

Wichtige Informationen zum Kauf von Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools helfen Unternehmen beim Planen, Organisieren und Verwalten mehrerer Projekte wie Marketingkampagnen, Veranstaltungen, Produkt- und Softwareveröffentlichungen und Bauprojekten. Sie bieten Funktionen, um Aufgaben einzelnen Mitarbeitern und Teams zuzuweisen, Projekt-Workflows zu erstellen, mit Teammitgliedern zusammenarbeiten und über Berichte den Projekt- und Aufgabenfortschritt zu verfolgen.

Die Hauptnutzer von Projektmanagement-Software sind Projektmanager und Teammitglieder. Dazu gehören auch inoffizielle oder informelle Projektleiter wie Bauleiter oder Marketingbeauftragte, die die Projektarbeit koordinieren.

Die meisten auf dem Markt verfügbaren Projektmanagement-Tools werden mit einem monatlichen Preis angeboten, der für Software auf Einstiegsniveau zwischen 7 $ und 1.500 $ (circa 7 - 1.414 €) liegt. [1]

Erstmalige Käufer sollten bei der Suche ihr Budget, ihre Nutzerzahl, ihre konkreten Anwendungsfälle und benötigte Integrationen berücksichtigen. Besprich dich mit allen Beteiligten und stelle eine Liste an Fragen zusammen, die potenziellen Anbietern gestellt werden können und helfen, Systeme mit den Anforderungen abzugleichen. Das könnten etwa Fragen wie die folgenden sein:

• Welche Projektmanagement-Aufgaben kann das System automatisieren?
• Wie können wir mit den Dashboards des Tools den Projektstatus besser visualisieren und verfolgen?
• Wie unterstützt dieses Tool unsere Projektmanagement-Methoden (z. B. agiles Projektmanagement, Wasserfallmethode)?
• Wie viel technischen Support werde ich vom Softwareanbieter benötigen?
• Nutzt das Tool künstliche Intelligenz zur Erstellung von Statusberichten und/oder zur besseren Ressourcenplanung? Falls ja, auf welche Weise?

Hussain Bandukwala [2], Berater für Projektmanagementbüros und Projektmanagement-Ausbilder, der mehr als 100.000 Fachleute geschult hat, sagt, dass viele Unternehmen unsicher sind, wie unterschiedlich verschiedene Lizenztypen innerhalb eines Produkts funktionieren.

„Durch das Aufkommen von Software-as-a-Service[-Modellen] gibt es verschiedene nutzerbasierte Lizenztypen“, sagt er. „Daher ist es wichtig zu wissen, was einem die jeweiligen Lizenztypen bieten und welche Kosten und Einschränkungen sie mit sich bringen.“

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software automatisiert die Planung und Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen sowie die Verfolgung von Meilensteinen für alle Phasen eines Projekts. Sie hilft beim Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Projektarbeit mit Funktionen für das Aufgabenmanagement, die Erstellung von Projektstatusberichten, die Verfolgung von Budgets und Zeitplänen und mehr. Projektmanager können zudem Berichte zur Ressourcenzuweisung erstellen, um Überlastungen, Ungleichgewichte und Verfügbarkeitseinschränkungen zu sehen und die Ressourcenzuweisung zu optimieren.

Was ist die beste Projektmanagement-Software?

Welche Projektmanagement-Software am besten geeignet ist, hängt von deinen spezifischen Bedürfnissen ab.

Die Analyse von Tausenden von verifizierten Bewertungen auf Capterra zeigt, dass Notion (Beste Gesamtbewertung), Projektron BCS (Beste Bewertung mit Sitz in Deutschland) und Trello (am besten für Aufgabenmanagement) zu den bestbewerteten Systemen gehören unter den beliebtesten Projektmanagement-Tools in Deutschland für unterschiedliche Anforderungen.

Weitere Optionen findest du in der vollständigen Liste der Spitzenreiter oben auf dieser Seite. Es ist entscheidend, diese Optionen gründlich zu evaluieren – berücksichtige gut bewertete Funktionen wie Aufgabenmanagement und Projektplanung/-zeitplanung, um sicherzustellen, dass das Tool zum Workflow deines Teams passt.

Nimm dir Zeit, um einige Systeme zu testen und herauszufinden, welches am besten zu deinen Projekten und deinem Budget passt.

Projektmanagement-Software ist verwandt mit Projektportfoliomanagement-Software und allgemeineren Tools wie Collaboration Tools und Aufgabenverwaltungstools.

Laut Gartner setzen mehr als 85 % der Unternehmen aktiv Projektmanagement-Software ein und es wird erwartet, dass der Markt bis 2026 einen Wert von 7 Milliarden US-Dollar erreicht. [3]

Auf Capterra sind 1.749 verschiedene Projektmanagement-Produkte verzeichnet und allein seit September 2023 wurden 15.962 Nutzerbewertungen für diese Produkte hinzugefügt. [4]

Projektmanagement-Software Preise

Meist wird Projektmanagement-Software als monatlich abgerechnetes Abonnement angeboten. Für neue Nutzer gibt es Einsteigertarife für etwa 200 $ (circa 189 €) monatlich mit grundlegenden Funktionen für Aufgabenmanagement, Projekt- und Zeitplanung, Tracking und Zusammenarbeit.

Unternehmen mit komplexeren Anforderungen stehen erweiterte Versionen für rund 1.400 $ (circa 1.320 €) pro Monat zur Verfügung. Neben den Basisfunktionen bieten diese erweiterte Funktionen wie fortgeschrittene Analysen, benutzerdefinierte Integrationsmöglichkeiten und Priority-Kundensupport für komplexere Projektanforderungen.

Laut der Erfahrung unserer Beratungsteams liegt das Budget der meisten Projektmanagement-Softwarekäufer (57 %) zwischen 20 $ und 40 $ (circa 19 - 38 €) im Monat. [5]

Erstmalige Käufer sollten bedenken, dass anfangs üblicherweise Kosten für die Implementierung, Datenmigration und Anpassung hinzukommen. Außerdem fallen meist laufende Kosten für Wartung und Support an. Bei der Berechnung der Gesamtbetriebskosten sollten Unternehmen dies entsprechend einbeziehen.

Funktionen von Projektmanagement-Software nach Nutzerbewertung

Alle Projektmanagement-Tools bieten Funktionen für Aufgabenmanagement, Projektplanung/Zeitplanung und Berichterstellung/Projektverfolgung. Dazu kommen meist übliche Funktionen wie Priorisierung, Rechnungsstellung und die Verwaltung mehrerer Projekte.

Hauptfunktionen von Projektmanagement-Tools

• Aufgabenverwaltung: Aufgaben erstellen, ihren Fortschritt oder prozentualen Abschluss verfolgen und verknüpfte Notizen oder Kommentare einsehen. 91 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Projektplanung und Zeitplanung: Projektpläne und zeitliche Planungen erstellen und Projektziele und Meilensteine festlegen. 90 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Reporting/Projektverfolgung: Verschiedene Berichte und Leistungskennzahlen generieren, um Fortschritte zu verfolgen, Daten zu analysieren und Einblicke in den Projekterfolg und die Teamleistung zu gewinnen. 81 % stufen diese Funktion als sehr wichtig oder unverzichtbar ein.
• Zusammenarbeitstools: Teammitgliedern einen Kanal bieten, um Mediendateien zu übertragen, zu kommunizieren und gemeinsam zu arbeiten. 79 % stufen diese Funktion als sehr wichtig oder unverzichtbar ein.

Gut bewertete häufige Funktionen von Projektmanagement-Software

• Mehrere Projekte: Mehrere Projekte gleichzeitig verfolgen und verwalten. 89 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Prioritäten setzen: Aktivitäten und Aufgaben nach ihrer relativen Wichtigkeit oder Dringlichkeit anordnen. 82 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Zugriffskontrollen und Berechtigungen: Berechtigungsstufen für den Zugriff auf bestimmte Dateien oder Systeme festlegen. 79 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Dateifreigaben: Digitale Dateien verschiedener Formate wie Dokumente, Audio- und Videodateien, Bilder und mehr öffentlich oder privat freigeben. 77 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Fakturierung und Rechnungsstellung: Rechnungen an Kunden erstellen, verwalten und senden. 66 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.

Käufer sollten im Kopf behalten, dass ein Produkt nicht unbedingt die bessere Wahl für ihr Unternehmen ist, nur weil es mehr Funktionen bietet. Konzentriere dich darauf, wie gut ein System die wichtigsten Funktionen erfüllt, für die dein Team es verwenden wird, statt zu viel Wert auf Zusatzfunktionen zu legen, die am Ende keinen großen Unterschied für dein Unternehmen machen.

„Wenn man nicht weiß, wonach man bei einer Projektmanagement-Software sucht, findet man jede Software verlockend“, sagt Bandukwala. „Deshalb ist es so wichtig, die eigenen Anforderungen zu kennen. Wie das Sprichwort sagt: Wenn du nicht weißt, wohin du gehst, führt dich jeder Weg ans Ziel.“

Die wichtigsten von Nutzern genannten Vorteile von Projektmanagement-Software

Ein besserer gemeinsamer Arbeitsbereich: Bessere Team-Interaktionen und Zusammenarbeit durch eine einheitliche Plattform für Dateifreigaben, Echtzeitkommunikation und gemeinsame Problemlösung, egal ob bei der Remote-Arbeit oder im Büro.

„Ich liebe den gemeinsamen Arbeitsbereich für Teams, mit dem wir auch remote wirklich gut und effizient als Team zusammenarbeiten können.“

–Amanda H., Business Strategist, Marketing und Werbung

Detailgenaues Aufgabenmanagement: Leistungsstarke Tools zum genauen Organisieren und Verfolgen von Aufgaben und den Abgleich mit wichtigen Projektmetriken wie Zeitplänen, Budgets und Umfang stellen sicher, dass alle Teammitglieder genaue Anweisungen und Verantwortlichkeiten haben.

„Ohne dieses Tool hätten wir nicht alle Schritte und Meilensteine vernünftig organisieren können und hätten garantiert nicht so viel Erfolg mit jedem Projekt gehabt, das wir abgeschlossen haben.“

–Mike H., CIO, Bildungsmanagement

Zusammengeführte Projekteinblicke: Die gesamte projektbezogene Dokumentation und Kommunikation wird an einem zentralen, laufend aktualisierten Ort zusammengeführt, was es Teams leicht macht, Verlaufsdaten einzusehen und sich über den aktuellen Projektstatus zu informieren.

„Die Möglichkeit, aufgaben- und projektbezogene Gespräche und Anhänge zu nutzen, finde ich super. Besonders nützlich ist es, wenn man wie ich häufig anderen unkompliziert aufzeigen muss, welche Entscheidungen sie in der Vergangenheit getroffen haben.“

–Michelle M., Managerin, Nonprofit-Bereich

Workflow-Automatisierung für höchste Effizienz: Den Projektaufgaben- und Informationsfluss optimieren und automatisch die Einhaltung Geschäftsprozessregeln erzwingen, um grundlegende Best Practices im Projektmanagement umzusetzen, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

„Wir haben eigene Workflows entwickelt, Erinnerungen aktiviert und sich wiederholende Aufgaben vollständig automatisiert, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Damit haben wir mehr Produktivität und eine solidere Grundlage für unsere Performance-Prozesse erzielt.“

–Christian P., Personalleiter; Gesundheit, Wellness und Fitness

Neben diesen zentralen Vorteilen gewinnen Systeme durch die Integration generativer KI eine neue Ebene an fortgeschrittenen Möglichkeiten. Insbesondere für die detailgenaue Szenarioplanung hat dieser technologische Fortschritt ganz neue Optionen geschaffen. Schon zuvor war diese Funktion wichtig, doch dank KI ist sie mittlerweile ein herausragender Aspekt geworden.

Bandukwala erklärt: „Die Szenarioplanung spielte im Projektportfoliomanagement schon vorher eine Rolle, doch das Aufkommen von GenAI hat sie enorm beliebt gemacht und den Weg für viele neue Funktionen geebnet, mit denen Nutzer Projekte effektiver und effizienter verwalten können.“ Diese Entwicklung zeigt einen deutlichen Wandel in der Wahrnehmung und Nutzung von Projektmanagement-Tools und ihre wachsende Bedeutung für strategische Geschäftsfunktionen.

Häufig von Nutzern beobachtete Herausforderungen im Zusammenhang mit Projektmanagement-Tools

Nutzer von Projektmanagement-Software müssen spezifische Herausforderungen überwinden, die über den Erfolg der Implementierung entscheiden können. Im vergangenen Jahr nannten Projektmanager als größte Herausforderungen unrealistische Zeitpläne (38 %), Schwierigkeiten beim Budgetmanagement (36 %) und Ressourcenknappheit (34 %). [6] Es ist wichtig, die benutzerspezifischen Probleme zu kennen, die beim Bereitstellen dieser Tools auftreten können. Wir haben Nutzerbewertungen aus dem vergangenen Jahr analysiert und die folgenden häufigen Herausforderungen von Nutzern identifiziert.

Bedenken bezüglich der Kosten: Es kann schwierig sein, zwischen Budgetabwägungen und dem Bedarf an erweiterten Funktionen ein gutes Gleichgewicht zu finden. Hohe Kosten können vor allem kleinere Teams oder Start-ups von der anfänglichen Investition abhalten.

• Frag deinen Anbieter: Was ist im Grundpreis enthalten und wie wirken sich Zusatzfunktionen auf die Gesamtkosten aus? Können Sie die einzelnen Preisstufen transparent aufschlüsseln?
• So überwindest du die Herausforderung: Suche nach Tools, die skalierbare Lösungen bieten, bei denen du mit grundlegenden Funktionen beginnen und weitere Funktionen hinzufügen kannst, sobald dein Budget es erlaubt.

Ein komplexes Nutzererlebnis: Komplizierte Nutzeroberflächen können Nutzer davon abhalten, alle Funktionen einer Software zu nutzen, was sie weniger effektiv macht und die Nutzerzufriedenheit verschlechtert.

• Frag deinen Anbieter: Können sie die Designphilosophie hinter Ihrer Nutzeroberfläche erläutern? Wie sorgen sie dafür, dass die Oberfläche intuitiv nutzbar ist?
• So überwindest du die Herausforderung: Wähle Software mit einer aufgeräumten, intuitiven Nutzeroberfläche. Probiere die Software mit einer Testversion aus, um sicherzugehen, dass sie den Anforderungen der Arbeitsabläufe deines Teams entspricht und gut nutzbar ist.

Steile Lernkurve: Neue Software zu erlernen kann frustrierend sein, vor allem für Teams, die an andere Prozesse gewöhnt sind. Eine steile Lernkurve kann die Einführung verlangsamen und die Gesamteffizienz verringern.

• Frage deinen Anbieter: Welche Schulungen und Supportangebote bieten sie für neue Nutzer? Wie vereinfachen sie den Lernprozess für Teams mit den unterschiedlichsten Teammitgliedern? So überwindest du die Herausforderung: Wähle einen Softwareanbieter, der nicht nur umfassende Schulungsmaterialien wie Tutorials und Webinare bietet, sondern auch einen fortlaufenden Support.

Trotz dieser nennenswerten Herausforderungen ist es umso wichtiger, auch die potenziellen Vorteile zu betrachten, die eine erfolgreiche Implementierung bringt.

Bandukwala beschreibt das mögliche Risiko und Potenzial von KI und KI-bezogenen Funktionen in Projektmanagement-Tools:

„Es ist aufregend, weil es so viele Möglichkeiten gibt: schnelleres Arbeiten, Automatisierung, Vorschläge, Prognosen“, sagt er. „Doch es gibt auch Sorgen, was mögliche Hindernisse betrifft, etwa Integrationsprobleme, Probleme mit der Datenqualität und ethische Bedenken.“

Diese Aussage zeigt, in was für einem dynamischen Umfeld die Einführung von Projektmanagement-Software erfolgt: Teams, die sich auf transformative Vorteile freuen, müssen gleichzeitig sehr vorsichtig mögliche Fallstricke umgehen.

Wofür wird Projektmanagement-Software verwendet?

Wir haben unsere große Zahl an Nutzerbewertungen für Projektmanagement-Tools analysiert und die häufigsten Anwendungsfälle ermittelt:

• Aufgaben zwischen Projektteams koordinieren: Unternehmen nutzen Projektmanagement-Tools, um Aufgaben auf Einzel- und Projektebene zuzuweisen und zu verfolgen.
• Mehrere Projekte verwalten: Nutzer von Projektmanagement-Software können mehrere Projekte in einem zentralen Tool erstellen und verwalten, in dem Personen anschließend die ihnen zugewiesenen Aufgaben nach Fälligkeitsdatum oder Projekt einsehen können.
• Das Ressourcenmanagement optimieren: Projektmanager können Teammitgliedern je nach Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Geschäftsanforderungen Projekte und Aufgaben zuweisen.
• Den Projektstatus analysieren und verfolgen: Projektmanagement-Softwarenutzer können Dashboards und Berichte auf der Ebene von Projekten und Einzelpersonen (und, je nach Tool, von Programm und Portfolio) einsehen und erstellen.
• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: Teams und Kunden können über integrierte Chat- und Dateifreigabefunktionen kommunizieren. Das Tool kann Personen Benachrichtigungen senden, sodass sie weniger von E-Mails abhängig sind und selbst geografisch verteilte Teams effizient zusammenarbeiten können.

Viele Projektmanagement-Systeme sind auf bestimmte Methoden und/oder Branchen zugeschnitten:

• IT-Projektmanagement-Software
• Projektportfolio-Management-Software (üblicherweise für größere Unternehmen und Konzerne)
• Agile Projektmanagement-Software
• Projektmanagement Tools für gemeinnützige Organisationen

Wer verwendet Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Tools werden von den unterschiedlichsten Fachkräften verwendet, um Arbeitsaufgaben effizient zu verwalten und zu optimieren. Zu den Hauptnutzern gehören Marketing- und Vertriebsteams, IT-Abteilungen, Bauleiter und Mitarbeiter von Nonprofit-Organisationen, die die Software jeweils für ihre spezifischen Bedürfnisse einsetzen.

So verwenden verschiedene Berufsgruppen Projektmanagement-Software:

• Marketing- und Vertriebsteams: Sie nutzen Projektmanagement-Tools, um Kampagnen zu organisieren, Fortschritte bei Vertriebszielen zu überblicken und Interaktionen mit Interessenten und Kunden zu verwalten.
• IT-Abteilungen: Sie nutzen die Software, um Softwareentwicklungsprojekte zu verwalten, Aktualisierungen zu verfolgen und die Compliance mit technischen Standards zu gewährleisten.
• Bauleiter: Sie nutzen Projektmanagement-Tools, um Arbeiten zu planen, Budgets zu kontrollieren und die Kommunikation zwischen Baustellenleitern und Subunternehmern zu koordinieren.
• Nonprofit-Organisationen: Personal in diesen Organisationen nutzt die Tools, um Fundraising-Veranstaltungen zu verwalten, die Zeitpläne von Freiwilligen zu koordinieren und Förderanträge zu verfolgen.

Die Analyse von mehr als 2.084 telefonischen Beratungsgesprächen, die die Beratungsteams von Capterra seit September 2023 mit Projektmanagement-Softwarekäufern geführt haben, zeigt: 62 % der Nutzer stammen aus kleinen Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern und etwa 65 % dieser Unternehmen haben einen Jahresumsatz von weniger als 25 Millionen US-Dollar. Dies zeigt deutlich, wie wichtig Projektmanagement-Tools sind, um den Geschäftsbetrieb in den verschiedensten Branchen und Unternehmensgrößen zu unterstützen. [5]

Häufige Integrationsmöglichkeiten von Projektmanagement-Tools

Wir haben bei der Analyse unserer umfassenden Bewertungsdatenbank untersucht, welche drei Softwarekategorien am häufigsten mit Projektmanagement-Software integriert werden: Stempeluhr-, CRM (Customer Relationship Management)- und Aufgabenmanagement-Software. Diese Integrationen sind entscheidend, damit der volle Funktionsumfang von Projektmanagement-Software effizient genutzt werden kann:

• Stechuhr-/Zeiterfassungstools: Eine genaue Zeiterfassung für Aufgaben ist wichtig für die Budgetverfolgung, Gehaltsabrechnung und Produktivitätsanalyse. Die Integration hilft, Projektfristen einzuhalten und Arbeitskosten genau im Blick zu behalten.
• CRM: Durch die Verbindung von CRM-Systemen mit Projektmanagement-Tools können Unternehmen den Informationsfluss zwischen Vertriebs- und Projektteams optimieren. So stellen sie sicher, dass Kundendaten und -interaktionen immer aktuell und für alle relevanten Personen zugänglich sind.
• Aufgabenmanagement: Aufgabenverwaltungsfunktionen bieten eine detailgenaue Kontrolle über einzelne Aufgaben und Unteraufgaben. So können Teams Arbeit gerecht verteilen, klare Erwartungen setzen und Fortschritte verfolgen, was zu besseren Projektergebnissen führt.

Die genannten Integrationen führen nicht nur Daten und Prozesse zusammen, sondern bieten auch eine einheitliche Übersicht über alle Vorgänge, das die Effizienz und Effektivität von Projekten deutlich verbessern kann.

Aktuelle Trends im Bereich Projektmanagement-Software

Einsatz von Projektmanagement-Software in deutschen Unternehmen: Projektmanagement-Tools sind in Deutschland bereits weit verbreitet. 59 % der Unternehmen haben in den letzten 12 Monaten eine Projektmanagement-Software eingeführt und weitere 38 % hatten diese Software bereits vorher implementiert. Lediglich 10 % nutzen noch kein Tool für Projektmanagement. [7]

Weiterentwicklung des Projektmanagements durch KI: Eine Capterra-Studie zeigt, dass bereits 46 % der Projektmanager KI in ihren Projektmanagement-Tools einsetzen. Zudem planen Unternehmen Investitionen in KI im Projektmanegen um 36 % zu erhöhen. [6]

Wachsende Bedeutung der emotionalen Intelligenz (EQ) im Projektmanagement: 79 % der Projektmanager in Deutschland geben an, dass ihre Nutzung von EQ in den letzten zwei Jahren gestiegen ist. Außerdem glauben 97 %, dass ein hohes EQ-Niveau in Projektteams die Fähigkeit des Teams, seine Ziele zu erreichen, stark oder mäßig beeinflusst. [6]

Weitere Ressourcen zu Projektmanagement-Software

Wirf einen Blick auf unsere Kategorieseite für Projektmanagement-Software, die einige der auf dem Markt verfügbaren Top-Produkte anhand von Beliebtheit und Nutzerbewertungen vorstellt. Auch die folgenden auf bestimmte Nischen bezogenen Ressourcen können bei der Suche nach der richtigen Projektsoftware für dein Unternehmen helfen:

• Die 10 besten kostenlosen Projektmanagement-Softwaretools für Deutschland
• Die 10 besten KI-Projektmanagement-Tools
• Projektmanagement-Software aus Deutschland: Die 5 besten Tools und ihre wichtigsten Funktionen
• Open-Source-Projektmanagement-Software: Die 5 besten Tools

Quellen

1. Software-Preisinformationen auf Capterra: In unsere Preisanalysen werden nur Produkte mit öffentlich zugänglichen Preisinformationen und qualifizierte Softwareprodukte innerhalb der Kategorie einbezogen. Hier findest du alle Informationen zu unserer Methodik. Währungsumrechnungen basieren auf dem Kurs am Tag der Veröffentlichung und können von den aktuellen Wechselkursen abweichen.

2. Hussain Bandukwala, LinkedIn

3. Software Market Insights: Project Management, Gartner

4. Daten aus Capterra-Nutzerbewertungen: Capterra-Bewertungen werden für einzelne Softwareprodukte von verifizierten Nutzern erfasst. Für diesen Report haben wir Nutzerbewertungen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.

5. Daten aus Capterra-Beratungsgesprächen: Die Ergebnisse basieren auf Daten aus Telefongesprächen, die das Beratungsteam von Capterra mit Unternehmen geführt hat, die nach Projektmanagement-Tools gesucht haben. Für diesen Report haben wir Nutzerbewertungen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.

6. und [a]. Impactful Project Management Tools Survey: Die Impactful Project Management Tools Survey 2024 von Capterra wurde im Mai 2024 online unter 2.500 Befragten in den USA (n: 300), Kanada (n: 200), Brasilien (n: 200), Mexiko (n: 200), dem Vereinigten Königreich (n: 200), Frankreich (n: 200), Italien (n: 200), Deutschland (n: 200), Spanien (n: 200), Australien (n: 200) und Japan (n: 200) durchgeführt. Ziel der Studie war es, herauszufinden, welche Fähigkeiten in den Bereichen Führung und emotionale Intelligenz Projektmanager benötigen, um erfolgreich Teams und Projekte mit KI-Nutzung zu leiten. Die Befragten wurden danach ausgewählt, dass sie als Projektmanagement-Fachkräfte in Unternehmen aller Größen tätig waren. Ihre Unternehmen mussten aktuell Projektmanagement-Software verwenden.

7. Capterras Umfrage zu Tech Trends 2025: Die Umfrage wurde konzipiert, um den Zeitplan, die organisatorischen Herausforderungen, die Einführung und das Budget, das Verhalten bei der Anbieterrecherche, die Renditeerwartungen und die Zufriedenheit der Softwarekäufer zu verstehen. Die vollständige Methodik findest du hier.

KI treibt Ausgaben in Projektmanagement-Software und Sicherheitsbedenken nach oben

Nahezu alle Unternehmen sehen den ROI von KI, aber Sicherheits- und Nutzerfreundlichkeitsbedenken verändern die Prioritäten.

Künstliche Intelligenz (KI) verspricht Projektgeschwindigkeit und Skalierbarkeit. Andererseits werden Unternehmen dadurch gezwungen, ihre Strategien zu überdenken und sich mit neuen Herausforderungen auseinanderzusetzen. Von neuen Sicherheitsrisiken über steigende Komplexität bis hin zu der grundlegenden Frage, wie Arbeit zukünftig erledigt wird, prägt KI die Prioritäten der Software-Käufer und beschleunigt Entscheidungen, oft ohne die nötige strategische Planung.

Eine aktuelle Umfrage* von Capterra unter 2.545 Befragten aus 11 Ländern – darunter 224 aus Deutschland – zeigt, wie Unternehmen ihre Projektmanagement-Strategien anpassen, wie sie in Projektmanagement-Software investieren und wie KI diese Entscheidungen beeinflusst. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Ergebnisse aus Deutschland.

Wie wird künstliche Intelligenz in Projektmanagement-Software eingesetzt?

KI wird in Projektmanagement-Software verwendet, um Risiken vorherzusagen, Arbeitsabläufe zu automatisieren, Zeitpläne zu optimieren und Inhalte wie Zusammenfassungen oder Dokumentationen zu generieren. Sie reicht von speziellen Tools wie Predictive-Analytics-Engines bis hin zu eingebetteten Funktionen in der PM-Software, die Aufgabenzuweisungen automatisieren oder Risiken kennzeichnen. Aber es ist nicht dieselbe KI, die all diese Funktionen ausführt.

Viele Menschen denken bei KI an Chatbots oder große Sprachmodelle (LLMs), aber das ist nur ein Anwendungsbereich, der sich auf die Generierung von menschenähnlichen Texten konzentriert. KI umfasst auch Systeme für die fortschrittliche Workflow-Automatisierung und Predictive Analytics, die jeweils für unterschiedliche Aufgaben jenseits der Textgenerierung entwickelt wurden. Zusammen helfen sie Teams, Komplexität zu bewältigen, manuelle Arbeit zu reduzieren und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Hier findest du einen kurzen Überblick über die wichtigsten Arten von KI, die im Projektmanagement verwendet werden.

Nicht jede KI ist gleich, und nicht jede KI ist transparent in dem, was sie genau tun kann und was nicht. Käufer sollten sich bei den Anbietern erkundigen, welche Art von KI sie nutzen, wie sie funktioniert und ob sie erklärbar oder eine “Blackbox” ist. Das Verständnis der Unterschiede hilft Teams bei der Auswahl von Tools, die ihre Arbeitsabläufe und Entscheidungen wirklich unterstützen.

KI erhöht die Ausgaben für Projektmanagementsoftware und gestaltet die Prioritäten der Käufer neu

KI ist heute der Hauptgrund, warum Unternehmen in neue PM-Software investieren. Mehr als die Hälfte der Käufer (54 %) gibt an, dass das Hinzufügen von KI der Hauptauslöser für ihren jüngsten Kauf war. Aber hier geht es nicht darum, glänzenden Funktionen hinterherzujagen. Es geht darum, die steigende Projektkomplexität, Ressourcenknappheit und den Geschwindigkeitsbedarf zu bewältigen.

Wohin das Geld fließt

Die meisten Unternehmen erhöhen ihre Ausgaben für PM-Software, um neue Tools hinzuzufügen oder um die Funktionalität ihrer bisherigen Software zu erweitern. Vermutlich geben viele von ihnen mehr für Funktionen aus, um Zugang zu KI-Funktionalitäten zu erhalten.

Das Hinzufügen von Nutzern wurde nur von 13 % als Grund für erhöhte Ausgaben genannt, was mit einer weit verbreiteten Tendenz zur Personalreduzierung übereinstimmt(1). Anstatt Teams aufzubauen, verlangen Unternehmen von ihren derzeitigen Mitarbeitern, mit weniger mehr zu erreichen. Für Projektmanager bedeutet dies, KI-gestützte Tools zu verwenden, um Workloads zu verwalten, Personalengpässe auszugleichen und Projekte auf Kurs zu halten.

Warum es wichtig ist

Projekte sind größer und komplexer (2). Mega- und sogar Giga-Projekte erstrecken sich über mehrere Teams, Tools und Zeitzonen. Die manuelle Koordination mit Tabellenkalkulationen oder Offline-Systemen ist in dieser Größenordnung nicht nur ineffizient, sondern unmöglich.

KI schafft Erwartungen. KI hat sich bereits in den Bereichen Marketing, Finanzen und Kundenservice bewährt. Führungskräfte im Projektmanagement stehen unter dem Druck, diesem Beispiel zu folgen.

Teams sind überlastet. Mit weniger Leuten und mehr Arbeit brauchen Projektmanager Unterstützung dabei, Verwaltungsaufgaben zu reduzieren, Erkenntnisse zu gewinnen und Prioritäten effektiv zu setzen.

Das Wichtigste: Anpassungsfähigkeit. Unternehmen haben mit knappen Ressourcen, immer komplexeren Aufgaben und dem Druck, langfristig effizient zu sein, zu kämpfen. Personalmangel wurde in Deutschland mit 38 % als Herausforderung angegeben. Unternehmen hoffen, dass KI ihnen hilft, mit weniger Leuten, knapperen Budgets und kürzeren Fristen mehr zu schaffen.

KI-Expansion macht Software-Sicherheit noch wichtiger

Da KI die Funktionen von Software erweitert, wird auch die Angriffsfläche größer, was mehr Daten, mehr Integrationen und mehr Risiken bedeutet. Aus diesem Grund hat Sicherheit jetzt Vorrang für Käufer von Projektmanagement Software.

67 % der Käufer sagen, dass Sicherheit „entscheidend” ist, und 34 % geben an, dass Sicherheitsbedenken ihren letzten Kauf auslösten.

Das ist nicht überraschend: PM-Software ist ein System, das sensible Unternehmensdaten wie Budgets, Verträge, Preislisten und Kundenleistungen speichert. Und die Einführung von KI macht die Sache noch gefährlicher: Generative KI und Predictive Analytics brauchen riesige Mengen an Projektdaten, die verarbeitet werden müssen, und schaffen so neue Datenflüsse und Integrationspunkte, die Angreifer ausnutzen könnten.

Reales Risiko: Trellos Datenpanne 2024

Im Juli 2024 veröffentlichte ein Hacker namens "Emo" Trello-Nutzerdaten in Breach Forums, einer bekannten Plattform für Cyberkriminalität (3). Der Daten-Dump zeigte, wie groß der Schaden war: über 15 Millionen E-Mail-Adressen sowie vollständige Namen, Benutzernamen, Profil-URLs, Vorstandsmitgliedschaften und Kontoeinstellungen. Der Hacker nutzte einen unsicheren API-Endpunkt aus, der es nicht authentifizierten Nutzern ermöglichte, E-Mail-Adressen mit Trello-Konten zu verknüpfen.

Dieser Verstoß ist eine deutliche Erinnerung daran, dass Projektmanagement- und Kollaborations-Tools ein wertvolles Ziel für Cyberkriminelle sind. Da PM-Software zunehmend integriert und durch KI verbessert wird, steigt das Volumen und die Sensibilität der Daten, die über diese Plattformen fließen. Dadurch werden unzureichende Zugriffskontrollen und schlecht gesicherte APIs zu einem erheblichen Risiko.

Projektmanager sind mit KI-Funktionen zufrieden, jedoch nicht mit dem Preis & der Sicherheit von Software

61 % der Projektmanager aus Deutschland geben an, dass ihre Software KI-Funktionen hat und sie diese auch nutzen. Der gewollte Effekt durch KI scheint gegeben zu sein, da 41 % angeben, dass KI-gestützte Funktionen die Hauptquelle der Zufriedenheit in ihrer PM-Software sind.

Warum Sicherheit eine Quelle der Zufriedenheit und Unzufriedenheit ist

In Deutschland ist die Sicherheit unter den top 3 Faktoren der Zufriedenheit sowie Unzufriedenheit. Wenn wir die weltweiten Zahlen anschauen, ist Sicherheit jeweils die Nummer eins Quelle. Unternehmen benötigen Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails. Aber sie wollen auch Nutzerfreundlichkeit. Diese Spannung ist schwer zu lösen, und ist oft der Grund, warum Sicherheit sowohl Hauptgrund für Zufriedenheit als auch Unzufriedenheit ist.

Einige Teams haben Schwierigkeiten, das Potenzial von KI-gestützten Tools voll auszuschöpfen

47 % der Befragten nennen Probleme bei der Einführung von KI als ihre größte Herausforderung im Bereich Software. Dies triff häufig in Zusammenhang mit fehlenden Personalfähigkeiten, der Integration in bestehende Tools oder Arbeitsabläufe und unerwartete Kosten auf.

Warum es wichtig ist

Fast die Hälfte der deutschen Befragten (47 %) und 41 % weltweit, geben an, dass die Einführung von KI ihre größte Softwareherausforderung ist. KI-Funktionen erfordern neue Fähigkeiten, einschließlich der Interpretation von Vorhersagen, der Konfiguration von Automatisierungen und der Anpassung von Workflows. Ohne entsprechende Schulungen bleiben selbst die fortschrittlichsten Funktionen ungenutzt.

38 % geben an, dass die Integration neuer Tools in bestehende Arbeitsabläufe eine große Hürde darstellt und 29 % berichten von mangelnden KI-Kenntnissen des Personals. Diese Zahlen spiegeln ein tieferes Problem wider: Schnelle Innovation übersteigt die Fähigkeit der Teams, zu lernen und sich anzupassen. Und die Anbieter helfen nicht immer. Schlechtes Onboarding und fehlende kontextbezogene Anleitung führen dazu, dass Nutzer nicht gut vorbereitet sind und nicht ausreichend unterstützt werden.

Damit du als Käufer verstehst, was die Wertschöpfung durch KI verlangsamt, findest du hier eine Aufschlüsselung der häufigsten Barrieren mit Beispielen und was man dagegen tun kann:

Unerwartete Kosten sind ein häufiges Problem bei der Einführung von KI-fähiger Software.

32 % geben unerwartete oder versteckte Kosten als Herausforderung mit PM-Software an. Der Schlüssel zur Vermeidung liegt in einer gründlichen Vorbereitung:

• Verhandle die Nutzungsbeschränkungen: Frage gezielt nach Einschränkungen für KI-Funktionen wie die Anzahl der Automatisierungen oder API-Aufrufe. Stelle sicher, dass du verstehst, wie die Kosten steigen, wenn diese Limits überschritten werden.
• Achte auf Add-on-Module: Vergewissere dich, welche KI-Funktionen im Basispreis enthalten sind und welche als teure Zusatzmodule verkauft werden. Oft sind erweiterte Analysen oder spezielle Berichte, die für die KI-Auswertung benötigt werden, nicht im Standardpaket enthalten.
• Frage nach dem Gesamtpreis: Lass dir vom Anbieter eine vollständige Aufschlüsselung der Gesamtkosten geben. Dies sollte nicht nur die Software-Lizenz, sondern auch Gebühren für die Implementierung, Datenmigration, Schulung und den laufenden Support umfassen.

Ein erfolgreiches KI-Projekt erfordert mehr als nur die Software-Lizenz. Es erfordert Investitionen in die Mitarbeiter und Prozesse. Plane Budget für Onboarding und fortlaufenden Support ein, um eine hohe Akzeptanz zu gewährleisten. Viele Teams unterschätzen den Zeit- und Arbeitsaufwand, um die Mitarbeiter in der Nutzung der KI-Funktionen zu schulen.

Der Einsatz von KI-Tools erfordert eine ausgeprägte emotionale Intelligenz

KI kann Pläne erstellen, jedoch nicht Vertrauen aufbauen oder Konflikte lösen. Aus diesem Grund geben 53 % der Projektmanager aus Deutschland an, dass sie seit der Einführung von KI verstärkt emotionale Intelligenz (EI) einsetzen. Im weltweiten Durchschnitt liegt diese Zahl sogar höher (60 %).

Warum das wichtig ist

KI beschleunigt Arbeitsabläufe, behebt jedoch keine Unstimmigkeiten, Spannungen oder Kommunikationslücken. Diese bleiben die schwierigsten und menschlichsten Aspekte des Projektmanagements.

KI funktioniert für Projektmanager, jedoch nur, wenn sie richtig eingesetzt wird

Bei Projektmanagement-Tools geht es zunehmend weniger um die Verwaltung von Aufgabenlisten, sondern vielmehr um die Förderung von Anpassungsfähigkeit, Effizienz und verantwortungsbewusstem Einsatz von KI. Unternehmen investieren in Tools, die ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten, schneller zu wachsen und sich an Veränderungen anzupassen.

Käufer erwarten:

• Intelligente Automatisierung, die Zeit spart, ohne die Kontrolle zu beeinträchtigen
• Datensicherheit zum Schutz sensibler Informationen
• Einfaches Onboarding für eine schnellere Akzeptanz und Einführung
• Verantwortungsbewusste KI, die transparent und ethisch ist

Viele Teams bewegen sich auch weg von starren Wasserfall- oder Agile-Methoden hin zu hybriden Ansätzen. Heute verwenden 43 % der Befragten hybride PM-Methoden.

Was du beachten solltest

• Verantwortungsbewusste KI: Anbieter müssen Transparenz und Kontrolle bieten, nicht nur Automatisierung.
• Sicherheit an erster Stelle: Erwarten eine genauere Kontrolle des Umgangs von Tools mit vertraulichen Daten.
• Zunahme von Soft Skills: Projektmanager benötigen emotionale Intelligenz, Verhandlungsgeschick und strategisches Denken, um in KI-gestützten Umgebungen zu führen.
• Anpassungsfähigkeit des Workflows: Tools müssen hybride und benutzerdefinierte Methoden unterstützen.

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Studien-Methodik

*Die Capterra Project Management Software (PM) Trends Survey wurde im Juli 2025 unter 2.545 Befragten in Australien (n=240), Brasilien (n=227), Kanada (n=227), Frankreich (n=241), Deutschland (n=224), Indien (n=216), Italien (n=227), Mexiko (n=236), Spanien (n=239), Großbritannien (n=237) und den USA (n=231) durchgeführt. Ziel der Studie war es, die von Unternehmen verwendeten PM-Methoden und -Software, deren Vorteile und Herausforderungen sowie die Auswirkungen von KI auf das Projektmanagement zu verstehen. Die Befragten wurden nach Vollzeitbeschäftigung in Unternehmen mit mehr als einem Mitarbeiter ausgewählt, die in Führungspositionen oder darüber tätig sind. Es wurde auch sichergestellt, dass die Befragten zumindest teilweise für Kaufentscheidungen und den Betrieb von PM-Software in ihrem Unternehmen verantwortlich sind.

Quellen

1. Was verursacht Entlassungen in Unternehmen?, Knowledge at Wharton

2. Megaprojekte: Herausforderungen, Chancen und die Rolle des Projektberufs, The Project Management Institute

3. Trello-Datenleck: Hacker entsorgt persönliche Daten von Millionen von Nutzern, HackRead