HR Software

Recherchiert von Content Analystin Brian Westfall und bearbeitet von Ines Bahr

Wichtige Informationen zum Kauf von HR-Software

Mit HR-Software können Unternehmen Mitarbeiterdaten verwalten, Personalverwaltungsprozesse digitalisieren und häufige HR-Aufgaben automatisieren. HR-Systeme decken die verschiedensten Bereiche wie Recruiting, Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Leistungsmanagement ab.

Dabei eignet sich HR-Software nicht nur für große Unternehmen mit etablierter Personalabteilung, sondern auch für kleine Unternehmen ganz ohne dediziertes HR-Personal. Tatsächlich gehören Inhaber kleiner Unternehmen zum Personenkreis, der Capterra am häufigsten wegen HR-Software kontaktiert. Alle Branchen kaufen und nutzen HR-Software.

Die Preise für HR-Systeme werden oft als Abonnement auf Monatsbasis und abhängig vom Funktionsumfang und der Zahl der Mitarbeiter berechnet. Dabei liegen die Kosten typischerweise zwischen 360 $ (circa 340 €) monatlich für Einstiegssysteme und 2.200 $ (circa 2.081 €) oder mehr für Premium-Systeme. [1]

Erstmalige Käufer von HR-Software sollten ihr Budget, ihre Nutzerzahl, Anforderungen, Anwendungsfälle und benötigte Integrationen bei der Auswahl berücksichtigen. Dabei hilft es, sich mit allen Stakeholdern zu beraten und eine Liste der wichtigsten Fragen zu erstellen, die Anbietern gestellt werden sollten:

• Welche HR-Aufgaben können die Mitarbeiter über Self-Service-Funktionen selbst erledigen?
• Welche Dashboards und Analysemöglichkeiten bietet die Plattform?
• Welches Maß an technischem Support ist verfügbar?
• Auf welche Weise ist künstliche Intelligenz (KI) in die Plattform integriert, und wie funktioniert dies?

Was sind die am häufigsten bewerteten HR-Systeme?

Capterra ermittelt die besten HR-Tools auf der Grundlage einer proprietären Mischung aus Benutzerbewertungen und Beliebtheit und hilft kleinen Unternehmen so, die effektivste HR-Software für ihre Bedürfnisse zu finden. Hier sind die fünf am häufigsten bewerteten Produkte für diese Kategorie:

Diese Rankings werden durch die Kombination von verifizierten Nutzerbewertungen und öffentlich zugänglichen Daten zur Beliebtheit in Websuchen ermittelt:

• Bewertungs-Score: Relativer Score der Software auf Basis der von Nutzern auf Capterra abgegebenen Bewertungen, normalisiert nach Anzahl und Aktualität der Bewertungen.
• Beliebtheits-Score: Relative Beliebtheit der Software auf Basis von Trends in Websuchen und der Onlinepräsenz der Produkte.

Was ist HR-Software?

HR-Software ist eine Kategorie von Software, mit der Unternehmen ihre Personalverwaltungsprozesse verwalten und optimieren können. Nutzer können HR-Aufgaben erledigen, Personalinformationen speichern und Personaldaten analysieren.

Dabei steht Software für die verschiedensten Bereiche zur Verfügung, etwa das Recruiting neuer Beschäftigter, das Onboarding neuer Angestellter, die Lohnabrechnung, die Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits, Anwesenheitsverfolgung, Leistungsbeurteilungen und andere Prozesse, die mit dem Talentmanagement zusammenhängen.

Gartner zufolge ist der weltweite Markt für HR-Software 2022 um 11,7 % auf 22,4 Milliarden USD gewachsen. [2]

Auf Capterra sind 1.986 HR-Softwareprodukte gelistet, was diese Kategorie zu einer unserer größten Softwarekategorien macht. Allein im vergangenen Jahr haben Nutzer 12.747 Bewertungen für HR-Software abgegeben. [3]

HR-Software Preise

Die Preise für HR-Tools werden oft als Abonnement auf Monatsbasis und abhängig vom Funktionsumfang und der Zahl der Mitarbeiter berechnet. Dabei liegen die Kosten typischerweise zwischen 360 $ (circa 340 €) monatlich für Einstiegssysteme und 2.200 $ (circa 2.080 €) oder mehr für Premium-Systeme.

• HR-Software auf Einstiegsniveau umfasst Kernfunktionen wie eine Mitarbeiterdatenbank, grundlegende Personalverwaltungsfunktionen sowie Berichte und Analysen.
• Erweiterte HR-Lösungen mit höherem Preis bieten üblicherweise Zusatzfunktionen wie anpassbare Berichte, Self-Service-Portale für Angestellte und Aktivitäts-Dashboards.

64 % der HR-Softwarekäufer, mit denen die Beratungsteams von Capterra im letzten Jahr gesprochen haben, planen ein Budget von 5-10 $ (circa 5-9 €) pro Mitarbeiter und Monat ein. [4]

Erstmalige Käufer sollten Folgendes wissen:

• Üblicherweise entstehen im Voraus Kosten für Einrichtung, Integration und Anpassungen.
• Für Wartung und Support fallen meist wiederkehrende Kosten an.

Es gibt einige Möglichkeiten, bei HR-Software Geld zu sparen. Kostenlose Testversionen sind eine gute Möglichkeit, vor der Kaufentscheidung mit einer Software vertraut zu werden. Einige Anbieter bieten auch kostenlose HR-Software an, wobei Käufer sich dessen bewusst sein sollten, dass auch bei „kostenloser“ Software Kosten für Wartung und Anpassung anfallen können.

Außerdem bieten manche HR-Softwareanbieter einen Rabatt an, wenn man sich für ein Jahres- statt für ein Monatsabonnement entscheidet.

Funktionen von HR-Software nach Nutzerbewertung

Alle HR-Tools umfassen eine Mitarbeiterdatenbank und Funktionen für Personalverwaltung, Reporting und Analysen. Dazu kommen meist häufige Funktionen wie Bewerbermanagement, Payroll-Management und Onboarding.

Hauptfunktionen von HR-Systemen

• Mitarbeiterdatenbank: Mitarbeiterdaten sicher speichern und verwalten. 85 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Personalmanagement: Wichtige HR-Bereiche wie Payroll, Benefits-Verwaltung und Compliance automatisieren. 84 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Reporting und Analysen: Wichtige HR-Metriken einsehen und verfolgen. 74 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.

Häufige Funktionen von HR-Systemen

Aus der Analyse unserer proprietären Nutzerbewertungsdaten geht hervor, dass Nutzer einige weitere gängige HR-Funktionen wertvoll finden:

• Bewerbertracking: Bewerbungen und Lebensläufe verwalten, während Kandidaten den Bewerbungsprozess durchlaufen. 81 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Mitarbeiterverwaltung: Zeitpläne, Verfügbarkeit und Leistung von Mitarbeitern über verschiedene Projekte und Aufgaben hinweg verfolgen. 81 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Self-Service-Portal: Angestellten die Möglichkeit bieten, selbst auf HR-Software zuzugreifen, um Aufgaben auszuführen und Informationen zu finden. 79 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Payroll-Management: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Angestellte verfolgen und verarbeiten. 77 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Onboarding: Den Prozess zum Umwandeln neuer Mitarbeiter in rechtmäßige Angestellte automatisieren. 73 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Zeit und Anwesenheit: Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche verfolgen und verwalten. 69 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• 360°-Feedback: Feedback zur Mitarbeiterleistung von Kollegen, Managern und direkten Untergebenen erfassen und verfolgen.
• Aktivitäts-Dashboard: Den Status laufender Prozesse einsehen, aktuelle Vorfälle anzeigen und vergangene Aktivitäten verfolgen.
• Vergütungsmanagement: Vergütungsbudgets verfolgen und Vergütungsstrukturen für Angestellte optimieren.
• Anpassbare Berichte: Das Layout und den Inhalt von HR-Berichten anpassen.

Die wichtigsten von Nutzern genannten Vorteile von HR-Software

Bessere HR-Leistung und Effizienz: Durch Automatisierung, digitalisierte Dokumentation und Self-Service für Mitarbeiter können Nutzer eigenen Angaben zufolge mit Personalverwaltungssoftware in kürzerer Zeit mehr erledigen.

„Die Funktionen der Plattform haben unsere Prozesse stark vereinfacht und dazu beigetragen, dass wir insgesamt effizienter arbeiten.“

–Mara D., leitende Personalmanagerin, Non-Profit-Organisation

Förderung des Wachstums kleiner Unternehmen: Je stärker ein Unternehmen wächst, desto komplizierter wird die Verwaltung der Belegschaft. Nutzer geben an, dass ihre HR-Software mit ihrem Wachstum Schritt gehalten hat und sie ihre Personalmanagementprozesse problemlos skalieren konnten.

„Unser Unternehmen ist in den letzten 5 Jahren von 150 auf über 800 Mitarbeitende gewachsen und [unser Produkt] bleibt ein entscheidender Partner für unseren Erfolg.“

–Julie G., Personal- und Betriebsmanagerin, Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Sicherer Speicherort für Mitarbeiterdaten: Personalsoftware reduziert die Fehler und Sicherheitsbedenken, die mit manuelleren Methoden wie Papierakten und Tabellen einhergehen.

„Wir erhalten eine konsolidierte Datenbank mit korrekten Mitarbeiterinformationen.“

–Jessica D., Spielprogrammiererin, Computersoftware

Häufig von Nutzern beobachtete Herausforderungen im Zusammenhang mit HR-Systemen

Aktuelle Bewertungen für HR-Software nennen einige häufige Probleme. Eines besteht darin, bei Problemen mit der Software selbst oder verbundenen Services wie der Gehaltsabrechnung zeitnah Unterstützung vom Kundenservice zu erhalten. Auch die Kosten sind für einige Rezensenten eine Herausforderung: Einige von ihnen konnten keinen erschwinglichen Preis erhalten oder stellten fest, dass gewünschte Funktionen nur gegen Aufpreis verfügbar sind.

Die Qualität des Kundensupports sollte bei der Anbieterwahl ein wichtiges Entscheidungskriterium sein. Frag Anbieter nach dem angebotenen Support und den damit einhergehenden Kosten. Wichtig ist auch, zwischen „Must-have“- und „Nice-to-have“-Funktionen zu unterscheiden: Konzentriere dich auf Optionen, die nur die Funktionen bieten, die du wirklich brauchst, um die Kosten zu reduzieren.

Was die Funktionen angeht, betreffen Herausforderungen bei der Nutzung von HR-Software häufig das Erstellen benutzerdefinierter Berichte sowie Regeln zum automatischen Genehmigen oder Ablehnen von Abwesenheiten der Angestellten. Wenn Berichte und Abwesenheitsmanagement für dich wichtig sind, lies Bewertungen, in denen diese Funktionen explizit erwähnt werden, um herauszufinden, ob ein Produkt diese Bereiche gut handhabt.

Wofür wird HR-Software verwendet?

Wir haben unsere große Zahl an Nutzerbewertungen für HR-Software analysiert und die häufigsten Anwendungsfälle ermittelt:

• Eine zentrale Mitarbeiterdatenbank verwalten: Unternehmen pflegen mit Personalsoftware sichere Datenbanken mit Mitarbeiterinformationen, einschließlich Namen, Stellen, Gehalt, Kontaktdaten und mehr.
• Anwesenheit und bezahlte Urlaubszeiten erfassen: Unternehmen können mit Personalsoftware die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen, entweder durch manuelle Eingaben oder durch Integration entsprechender Hardware.
• Jobsuchende anwerben, beurteilen und einstellen: Unternehmen veröffentlichen mit HR-Software Stellenanzeigen, planen Bewerbungsgespräche, werten Lebensläufe aus und verfolgen den Bewerbungs- und Einstellungsprozess vielversprechender Kandidaten.
• Payroll-Automatisierung: HR-Software macht manuelle Berechnungen und Ausstellungen von Gehaltsabrechnungen überflüssig, berechnet automatisch korrekte Löhne und Steuerabzüge und überweist Gelder direkt auf die Bankkonten der Mitarbeiter.

Meist fällt HR-Software entweder in die Kernkategorie der HR-Software oder in die Kategorie strategischer HR-Systeme.

Die Kernkategorie von HR-Software bietet Funktionen für unverzichtbare HR-Aufgaben, die in jedem Unternehmen anfallen. Dies umfasst:

• Bewerbermanagementsysteme: Stellenanzeigen veröffentlichen, Bewerbungen verwalten, Kandidaten vergleichen und Bewerber im Bewerbungsprozess verfolgen.
• Onboarding-Software: Den Weg von neuen Angestellten zu regulären Mitarbeitenden automatisieren und verwalten.
• Payroll-Software: Gehaltsabrechnungen durchführen, Lohnkosten verfolgen und wichtige Lohn- und Steuerberichte erstellen.
• Zeiterfassungssoftware: Anwesenheiten und Zeitpläne von Angestellten sowie abrechenbare Arbeitsstunden von Auftragnehmern verfolgen.
• Benefits-Software: Mitarbeiter-Benefits anbieten, ihre Inanspruchnahme verfolgen und Berichte erstellen.

Strategische HR-Software unterstützt Unternehmen beim Optimieren ihrer Belegschaft oder von Mitarbeiterproduktivität und -engagement. Dies umfasst:

• Mitarbeiterbeurteilungssoftware: Individuelle Ziele für Angestellte erstellen, 360°-Feedback einholen und Leistungsbeurteilungen durchführen.
• Lernmanagementsysteme: Mitarbeiterschulungen und Weiterbildungsmodule erstellen und verwalten.
• Mitarbeiterengagement-Software: Umfragen unter Mitarbeitern durchführen und häufige Probleme erkennen, die die Jobzufriedenheit beeinträchtigen.
• Vergütungsmanagement-Software: Vergütungsbudgets optimieren und die Zahlung nach Leistung ermöglichen.
• Software für die Nachfolgeplanung: Leistungsträger identifizieren und zukünftige Führungspersonen ermitteln.
• Software für die Personaleinsatzplanung: Personalzuweisung und -bedarf planen, verfolgen und verwalten.
• HR-Analytics-Software: Mitarbeiterdaten zusammenführen und Trends im zeitlichen Verlauf visualisieren.

Je nach Anforderungen eignen sich eigenständige HR-Systeme mit einer zentralen Funktion oder umfassende Talentmanagement-Suiten mit breiterem Funktionsspektrum.

Wer verwendet HR-Systeme?

Unternehmen aus allen Branchen nutzen HR-Software, um ihre Personalprozesse effizienter zu gestalten oder Lücken in ihren aktuell verfügbaren HR-Funktionen zu schließen.

Die Hauptnutzer von HR-Software sind Personalverantwortliche, doch es gibt auch andere Nutzergruppen. Manager nutzen Personalsoftware für Leistungsbeurteilungen, das Genehmigen von Abwesenheiten und das Onboarding neuer Angestellter. Die Angestellten selbst können mit HR-Systemen ihre Kontaktdaten aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einsehen, Benefits beanspruchen und andere HR-Aufgaben erledigen.

Aus den Notizen unserer Beratergespräche im vergangenen Jahr geht hervor, dass HR-Softwarekäufer meist aus kleinen Unternehmen mit 1 bis 24 Angestellten und einem Jahresumsatz von höchstens 5 Millionen US-Dollar stammen. Die Personen, die sich am häufigsten bezüglich HR-Software an uns wenden, sind gar keine HR-Fachkräfte, sondern Inhaber kleiner Unternehmen ohne eigene Personalabteilung.

Häufige Integrationen von HR-Software

Analysen unserer umfangreichen Nutzerbewertungsdatenbank zeigen, dass Käufer ihr Personalverwaltungssystem am häufigsten mit anderen Systemen der folgenden drei Kategorien integrieren: Buchhaltungssoftware, Dokumentenmanagement-Software und CRM-Software.

Zur Durchführung der Gehaltsabrechnung benötigen Nutzer eine solide Integration zwischen HR- und Buchhaltungssoftware. Dokumentenmanagement-Integrationen helfen beim Verwalten von Mitarbeiterhandbüchern und Stellenbeschreibungen. CRM-Integrationen sorgen dafür, dass genaue Vertriebsdaten zur Berechnung von Provisionszahlungen verfügbar sind.

Unsere Gespräche mit HR-Softwarekäufern machen deutlich, dass die Integrationsanforderungen stark von der Unternehmensgröße abhängen. Während kleine Unternehmen mit 1 bis 100 Mitarbeitern eigenständige HR-Produkte leicht bevorzugen (53 %), bevorzugen größere Unternehmen mit 101 oder mehr Mitarbeitern integrierte Suiten (66 %). In wachsenden Unternehmen ist das eine typische Entwicklung: Oft starten sie mit einer Handvoll eigenständiger Systeme für zentrale HR-Funktionen wie die Payroll oder Dienstplan-Software und wechseln schließlich zu einer integrierten HR-Suite, sobald sie über eine etablierte HR-Abteilung verfügen.

Jede Vorgehensweise hat ihre Vor- und Nachteile. Wenn du deinen HR-Softwarestack aus verschiedenen Einzelsystemen zusammenstellst, kannst du zwar für jede einzelne Funktion ein erstklassiges System wählen, aber hast möglicherweise Probleme dabei, alles zu integrieren. Eine All-in-One-HR-Suite vereint alle Funktionen in einer Plattform und vermeidet so Integrationsprobleme, aber eventuell musst du Kompromisse bei der Funktionalität eingehen, da eine Suite nicht das bestmögliche Tool für jeden einzelnen Bereich bieten kann.

Egal, wie du dich entscheidest, du solltest unbedingt im Voraus planen, wie dein HR-Softwarestack aussehen soll. Ansonsten kann es passieren, dass du Systeme mit sich überschneidenden Funktionen einführst, was zu unnötigen Kosten, Schulungsaufwand und Sicherheitsrisiken führt. 83 % der HR-Fachkräfte erzählten uns, dass sie aufgrund solcher Funktionsüberschneidungen planen, innerhalb der nächsten 12 Monate ihre Softwareanwendungen zusammenzuführen. [5]

Aktuelle HR-Software-Trends

Steigende Nachfrage nach HR-Software: HR-Systeme sind aus vielen deutschen Unternehmen kaum noch wegzudenken: 91 % nutzen bereits ein HR-System. Davon haben 59 % die Software in den letzten 12 Monaten eingeführt. [6]

Remote Work: Wie eine Studie von Capterra zeigt, würden 42 % der Arbeitnehmer lieber durchgehend remote arbeiten und 43 % würden gerne in einem hybriden Modell arbeiten. [7] Um auch auf Distanz eine gesunde Unternehmenskultur zu pflegen, sind HR-Systeme, die unter anderem Funktionen für Mitarbeiter-Engagement, Leistungsbeurteilungen und Feedback haben, besonders wichtig.

Virtuelle HR-Assistenten übernehmen die Erbringung von Dienstleistungen: Immer öfter sind virtuelle Chatbots in HR-Softwaresystemen integriert, die mit Bewerbern oder Mitarbeitern interagieren, um Fragen zu beantworten und allgemeine HR-Aufgaben zu erledigen. Dank künstlicher Intelligenz (KI) können diese Chatbots HR-Abteilungen enorm viel Zeit sparen. Allerdings haben 97 % der deutschen Angestellten, die KI bereits nutzen, ethische Bedenken bezüglich der Technologie. Die drei größten Bedenken sind: Datenschutz und Datensicherheit (50 %), übermäßiges Vertrauen in KI (47 %) und Vernichtung von Arbeitsplätzen (36 %) genannt. [8] Entsprechend wichtig ist es, sich schon vor dem Kauf genau über die Möglichkeiten und Grenzen eines Chatbots zu informieren.

Die Führungskräfteentwicklung wird eine zentrale Priorität: Die Führungskräfte- und Management-Entwicklung ist laut der jährlichen HR Priorities-Umfrage von Gartner 2024 die Top-Priorität für HR-Führungskräfte. [9] Insbesondere Manager auf der mittleren Ebene haben es nicht leicht: 71 % sagten uns, dass sie sich bei der Arbeit „manchmal“ oder „immer“ überfordert, gestresst oder ausgebrannt fühlen. [10] Daher setzen Personalabteilungen zunehmend Software ein, um Schulungsmodule für Führungskräfte zu entwickeln, neue Führungskräfte mit Mentoren zusammenzubringen und herauszufinden, in welchen Bereichen Führungskräfte am meisten zu kämpfen haben.

Gehaltstransparenz wird zum Mainstream: Im Jahr 2024 erwarten 40 % der Personalverantwortlichen, dass ihre Unternehmen Gehaltsangaben für all ihre Standorte in Stellenausschreibungen veröffentlichen werden. 2022 waren dies nur 15 %. [11] Um Top-Talente anziehen zu können, wird Gehaltstransparenz immer wichtiger. Unternehmen nutzen Payroll- und Vergütungsmanagement-Plattformen, um sicherzugehen, dass die von ihnen angebotenen Gehälter in ihrem Bereich wettbewerbsfähig sind.

Weitere Ressourcen zu HR-Software

• Kostenlose Personalverwaltungssoftware: Die 5 besten Tools für deutsche KMU
• Die 5 besten HR-Software-Tools aus Deutschland
• 3 wirkungsvolle und innovative HR-Strategien für dein Unternehmen

Quellen

1. Software-Preisinformationen auf Capterra: In unsere Preisanalysen werden nur Produkte mit öffentlich zugänglichen Preisinformationen und qualifizierte Softwareprodukte innerhalb der Kategorie einbezogen. Währungsumrechnungen basieren auf dem Kurs am Tag der Veröffentlichung und können von den aktuellen Wechselkursen abweichen. Die vollständige Methodik findest du hier.

2. Market Share Analysis: Human Capital Management Software, Worldwide, 2022, Gartner

3. Daten aus Capterra-Nutzerbewertungen: Capterra-Bewertungen werden für einzelne Softwareprodukte von verifizierten Nutzern erfasst. Für diesen Report haben wir Nutzerbewertungen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.

4. Methodik hinter den Daten aus Capterra-Beratungsgesprächen: Die Ergebnisse basieren auf Daten aus Telefongesprächen, die das Beratungsteam von Capterra mit kleinen und mittelgroßen Unternehmen geführt hat, die nach HR-Software gesucht haben. Für diesen Report haben wir telefonische Interaktionen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.

5. HR Employees Say Half of Their Software Systems Perform Overlapping Functions, Capterra

6. und [a]. Capterra Umfrage zu Tech Trends 2025: Die Umfrage wurde konzipiert, um den Zeitplan, die organisatorischen Herausforderungen, die Einführung und das Budget, das Verhalten bei der Anbieterrecherche, die Renditeerwartungen und die Zufriedenheit der Softwarekäufer zu verstehen. Die vollständige Methodik findest du hier.

7. Capterra Umfrage zu den Mitarbeiterausgaben wurde im März 2024 online unter 2.716 Befragten in den USA, Kanada, Brasilien, Mexiko, Großbritannien, Frankreich, Italien, Deutschland, Spanien, Australien und Japan durchgeführt. Die vollständige Methodik findest du hier.

8. Capterra Studie zur generativen AI-Nutzung: Um die Daten für diesen Bericht zu erheben, führte Capterra im Zeitraum vom 2. Juni bis 12. Juni 2023 eine Online-Umfrage unter 517 Mitarbeitern aus Deutschland durch, die generative KI mindestens ein paar mal pro Monat für ihre Arbeit nutzen. Die vollständige Methodik findest du hier.

9. Where HR Will Focus in 2024, Gartner

10. How HR Can Help the Overworked, Underappreciated Middle Manager, Capterra

11. 8 Trends That Will Shape Talent Acquisition Strategy for 2024, Gartner

Zuletzt aktualisiert am 2.7.2025

Capterra's HR Software Trends 2025: Technologie und KI als Game-Changer

Das Personalwesen verändert sich schnell. Top-Talente zu finden und zu halten ist in der heutigen unberechenbaren Welt schwieriger denn je. Steigende Kosten, Qualifikationsdefizite und das Aufkommen künstlicher Intelligenz (KI) zwingen die Personalverantwortlichen dazu, ihr Personalmanagement zu überdenken. In diesem Umfeld, in dem viel auf dem Spiel steht, ist Technologie nicht nur hilfreich - sie ist unverzichtbar.

Capterra's 2025 HR Software Trends Studie mit mehr als 3.200 HR-Leitern aus 11 Ländern (einschließlich 300 aus Deutschland) zeigt, wie Technologie die Zukunft gestaltet, aber auch hilft, Herausforderungen zu bewältigen. Vier Trends stechen hervor:

• Künstliche Intelligenz (KI) sorgt für intelligentere Einstellungen,
• Fortbildung ist ein Muss,
• Technologie fördert das Mitarbeiter-Engagement und
• KI birgt neue Risiken.

Um das Potenzial neuer HR-Technologien mit KI voll auszuschöpfen, genügt die Implementierung allein nicht. Vielmehr sind der Aufbau spezifischer KI-Fähigkeiten, ein umfassender Datenschutz und die unbedingte Fokussierung auf den Menschen entscheidend für den Erfolg. Dieser Bericht zeigt HR-Führungskräften, wie sie jetzt proaktiv handeln, um ihre Vorreiterrolle zu sichern.

Die größten HR-Herausforderungen in 2025

Werfen wir erst einmal einen Blick auf die Herausforderungen, auf die HR-Abteilungen und Führungskräfte in diesem Jahr stoßen.

1. Mitarbeiterzufriedenheit auf dem Prüfstand: Das Mitarbeiterengagement und die Mitarbeiterbindung gehören in Deutschland sowie weltweit zu den fünf größten Herausforderungen und hängen direkt miteinander zusammen: Das eine kann ohne das andere nicht existieren. HR-Verantwortliche müssen nach neuen Wegen suchen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, um Talente zu halten.

2. Recruiting von top Talenten als anhaltende Challenge: Die richtigen Talente zu finden ist nicht nur in diesem Jahr, sondern stets eine Herausforderung. In der modernen Arbeitswelt, die durch digitale Tools und KI geprägt ist, wird es jedoch noch wichtiger Mitarbeiter zu finden, die über digitale Kenntnisse verfügen.

3. Qualifikationslücken durch Technologie und KI: Die Schulung oder Weiterbildung von Mitarbeitern ist vor allem aufgrund des rasanten technologischen Wandels und der sich wandelnden Anforderungen an Arbeitsplätze die größte Herausforderung im Personalwesen weltweit. Dies führt zu einer kontinuierlichen Qualifikationslücke innerhalb von Unternehmen.

4. Entwicklung künftiger Führungskräfte ist in Deutschland eine Schwierigkeit: Weltweit kommt diese Schwierigkeit erst an 9. Stelle. In Deutschland stellt dies jedoch eine der top 5 Herausforderung in diesem Jahr dar.

In der durchgeführten Studie haben wir gesehen, dass Technologie und KI dazu beitragen können, diese Herausforderungen anzugehen. Welche Tools und Technologien das genau sind, wie sie helfen können und Tipps zur Implementierung und Nutzung stehen im Mittelpunkt dieses Reports.

Wir konzentrieren uns hauptsächlich auf die Ergebnisse der 3.200 HR-Verantwortlichen weltweit. Ergebnisse aus Deutschland werden zum Vergleich herangezogen.

KI & Software: Game-Changer für dein HR-Management

1. KI fördert Mitarbeiterengagement und -bindung

Die Herausforderung

Die Steigerung des Mitarbeiterengagements und der Mitarbeiterbindung ist eine der wichtigsten Prioritäten für Personalleiter. Die Identifizierung der Bereiche, in denen die Mitarbeitererfahrung verbessert werden muss, ist von entscheidender Bedeutung, da sie das Engagement fördert und damit die Mitarbeiterbindung erhöht.

Warum das wichtig ist

Die Bindung und Einstellung qualifizierter Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung, denn sie sind wertvolle Aktivposten, die nicht nur gute Leistungen erbringen, sondern auch andere ausbilden und den Unternehmenserfolg fördern können. Sie zu verlieren würde bedeuten, dass zusätzliche Kosten und Anstrengungen für die Rekrutierung und Ausbildung anfallen. Es ist wichtig, sich auf Strategien zu konzentrieren, die die Motivation und das Engagement von Mitarbeitern in Schlüsselpositionen aufrechterhalten, indem sie deren Gesamterfahrung innerhalb des Unternehmens verbessern.

Die Lösung

Der Einsatz und die effiziente Integration von Tools wie Vergütungssoftware und Mitarbeiterengagement-Systemen ist entscheidend für die Schaffung motivierter und engagierter Mitarbeiter. Weiterhin zeigen unsere Studienergebnisse, dass die Nutzung von KI in HR-Tools für zufriedenere Mitarbeiter im Unternehmen sorgt und die Mitarbeiterbindung erhöht.

Wie KI-Funktionen das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern können:

• KI kann generell die Work-Life-Balance verbessern: KI entlastet Mitarbeiter, sodass sie mehr Zeit für interessantere und wertschöpfendere Aufgaben haben, und automatisiert repetitive Verwaltungsaufgaben wie die Erstellung von Berichten. KI prognostiziert proaktiv potenzielle Überlastungen von Mitarbeitern, sodass die Arbeitsbelastung rechtzeitig angepasst werden kann.

• KI-gestützte HR-Plattform: KI kann die Fähigkeiten, bisherigen Projekte, den Lernverlauf und die angegebenen Interessen eines Mitarbeiters anhand seines Profils analysieren. Anschließend werden diese proaktiv mit internen Stellenangeboten, Sonderprojekten oder Mentoring-Möglichkeiten abgeglichen. Wachstumschancen und interessante Projekte steigern die Zufriedenheit.

• KI in Software zur Mitarbeiterbindung: Wenn das Feedback eines Teams durchweg auf eine sinkende Arbeitsmoral hindeutet, kann die KI dies als potenzielles Risiko kennzeichnen. So können die Personalabteilung und die Führungskräfte proaktiv eingreifen, bevor größere Probleme zu Burnout oder Unzufriedenheit führen.

Tipps und Software-Empfehlungen

• Befrage Mitarbeiter nach ihrem Wohlergehen, um Probleme zu erkennen: Die regelmäßige Durchführung von Umfragen, um das Engagement zu bewerten, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und die Erfahrungen der Mitarbeiter kontinuierlich zu überwachen kann bei der Entwicklung von Plänen zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements helfen.

• Fördern und anerkenne Talente, um diese zu engagieren: Es ist wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter dem Unternehmen treu bleiben, wenn das Management ihre Karrierewege aktiv unterstützt und ihnen nicht nur dabei hilft, ihre bestehenden Fähigkeiten zu festigen, sondern auch neue zu entwickeln. Kontinuierliches Feedback und transparente Entwicklungsmöglichkeiten sind entscheidend für die Mitarbeiterbindung. Regelmäßige Leistungsbeurteilungen, die auf konstruktiver Rückmeldung basieren, sowie klare Perspektiven für Wachstum innerhalb des Unternehmens signalisieren Wertschätzung und geben den Mitarbeitern das Gefühl, dass ihre Zukunft im Unternehmen liegt.

• Bezahle faire und marktgerechte Gehälter, um Mitarbeiter zu motivieren: Es ist wichtig, wettbewerbsfähige Gehaltsstrukturen zu haben, um qualifizierte Mitarbeiter zu binden. Ein faires und marktgerechtes Gehalt signalisiert Wertschätzung und ist eine grundlegende Motivation. Darüber hinaus spielen auch Zusatzleistungen wie Boni, betriebliche Altersvorsorge oder flexible Arbeitsmodelle eine entscheidende Rolle, da sie das Gesamtpaket attraktiv machen und über die reine Entlohnung hinausgehen.

2. KI fördert die Talentakquise

Die Herausforderung

In komplexen Zeiten erfordert die Suche nach passenden Talenten innovative Rekrutierungsansätze. Angesichts steigender Kosten und des Fachkräftemangels müssen Unternehmen auf KI-gestützte Technologie setzen, um Talente effektiver zu analysieren, Bewerbungsprozesse zu optimieren und so bessere Rekrutierungsergebnisse zu erzielen.

Warum das wichtig ist

Effizienz ist von entscheidender Bedeutung, wenn weniger Budget und weniger Ressourcen zur Verfügung stehen, und genau dabei kann Software helfen. Fast zwei von drei Personalleitern gehen davon aus, dass die Belegschaft ihres Unternehmens in den nächsten 12 Monaten wachsen wird und 59 % rechnen damit, dass die Kosten für die Personalbeschaffung im Vergleich zum letzten Jahr steigen werden. Es geht jedoch nicht nur darum, die Technologie zu haben. HR-Tools mit KI-Funktionen können Unternehmen dabei helfen, effizienter zu rekrutieren und die Beziehung zwischen Recruiter und Kandidat zu verbessern. Es sind jedoch auch Soft Skills erforderlich, um die Kandidaten anzusprechen, mit ihnen in Kontakt zu treten und ihnen ein individuelles Erlebnis zu bieten.

Die Lösung

KI-gesteuertes Recruiting verbessert die Einstellungen durch die Automatisierung von Routineaufgaben und gibt Recruitern Zeit für den Aufbau hochwertiger Kandidatenbeziehungen. KI optimiert die Identifizierung effektiver Stellenausschreibungsquellen und die Auswahl passender Kandidaten.

Wie KI-Funktionen den Recruiting-Prozess verbessern können:

• KI-gestützte Überprüfung und Vorauswahl von Lebensläufen: KI-Algorithmen können Bewerbungen schnell scannen und analysieren. Sie gehen über den einfachen Abgleich von Schlüsselwörtern hinaus und nutzen natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um den Kontext zu verstehen und relevante Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen zu erkennen. Anstatt dass Personalvermittler Hunderte oder Tausende von Lebensläufen manuell durchsehen müssen, haben sie so mehr Zeit, um gute Beziehungen zu den Bewerbern aufzubauen, und können unbewusste Vorurteile vermeiden, indem sie sich auf objektive Kriterien konzentrieren.

• Automatisierte Kandidatensuche und -ansprache: KI kann professionelle Netzwerke (wie LinkedIn) aktiv durchsuchen, um passive Kandidaten zu identifizieren (Kandidaten, die gut zu offenen Stellen passen könnten, sich aber nicht aktiv bewerben). Sobald diese identifiziert sind, kann KI personalisierte Kontaktaufnahmen initiieren und automatisierte E-Mails oder Nachrichten versenden.

• Automatische Terminplanung für Vorstellungsgespräche: Anstatt unzählige E-Mails hin und her zu schicken, können KI-gestützte Planungstools die Kalender der Bewerber und der Interviewer überprüfen, gemeinsame Termine finden und automatisch Einladungen verschicken.

Tipps und Software-Empfehlungen

• Ziele klar definieren: Benenne präzise, welche Recruiting-Herausforderungen (z.B. Zeit bis zur Einstellung, Bewerberqualität, Terminplanung) gelöst werden sollen und wie Erfolg messbar aussieht.

• Funktionalität als Priorität setzen: Lege die zwingend benötigten Software-Funktionen fest, um Unzufriedenheit zu vermeiden, da 34 % der HR-Führungskräfte diese als Hauptgrund für ihre Unzufriedenheit mit HR-Software nennen.

• KI-Fähigkeiten frühzeitig einplanen: Wähle einen Softwareanbieter mit vorhandenen KI-Funktionen, um zukunftsfähig zu sein und kostspielige Systemwechsel sowie erneute Schulungen zu vermeiden, da KI-Erweiterungen für viele Unternehmen ein Kaufgrund sind. 54 % sagen, dass die Hinzufügung von KI-Fähigkeiten in den letzten 12 Monaten zum Kauf einer HR-Software geführt hat.

• Alle Stakeholder einbeziehen: Integriere Recruiter, Personalverantwortliche, IT und HR-Führungskräfte sowie wichtige Entscheidungsträger von Beginn an in den Auswahlprozess, um breite Akzeptanz und optimale Anpassung zu gewährleisten.

• Bewerbererfahrung menschlich gestalten: Schule HR- und Recruiting-Teams kontinuierlich in Soft Skills, um sicherzustellen, dass Software und KI die menschliche Interaktion im Bewerbungsprozess nicht ersetzen, sondern Raum und Zeit dafür schaffen.

3. Vernetzte Arbeit erfordert kontinuierliche Weiterbildung

Die Herausforderung

In einem zunehmend vernetzten Arbeitsumfeld ist die Weiterqualifizierung von entscheidender Bedeutung. 45 % der Personalleiter weltweit und 42 % in Deutschland sagen, dass sie in den nächsten 12 Monaten mit der Herausforderung des Trainings und Upskillings ihrer Mitarbeiter konfrontiert sein werden. 68 % erwarten, dass ihre Kosten für Aus- und Weiterbildung in diesem Jahr im Vergleich zum letzten Jahr steigen werden (65 % in Deutschland).

Laut dem Gartner-Bericht "Quick Pulse: Leader Sentiment on Skills Gaps" [2] sind Unternehmen zunehmend besorgt über entstehende Qualifikationslücken und deren mögliche Auswirkungen auf Leistung und Wachstumsziele. 78 % der Personalleiter machen sich Sorgen über Qualifikationsdefizite in ihrem Unternehmen, und 56 % sind am meisten über Defizite bei den digitalen Fähigkeiten besorgt. Ein Teil der Herausforderung besteht also auch darin, zu ermitteln, wo diese Lücken bestehen.

Warum das wichtig ist

Angesichts der Tatsache, dass Unternehmen durchschnittlich vier HR-Tools parallel einsetzen, sind effektive Integration und kompetente Mitarbeiter von größter Bedeutung. Für eine gesteigerte Produktivität durch KI ist es unerlässlich, sofort einsatzbereite Software nahtlos zu integrieren und sowohl HR- als auch KI-Expertise im Team zu verankern, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Schulungen und Weiterqualifizierung sind global nicht nur die größte HR-Herausforderung für dieses Jahr. Fragen wir nach den größten HR-Software-Herausforderungen wird auch das Schulen neuer HR-Softwarenutzer an erster Stelle genannt. In Deutschland sehen die Schwierigkeiten ganz anders aus. Die Schulung der Mitarbeiter ist nicht einer der meistgenannten Herausforderungen, sondern HR-Software effektiv einsetzen ist das Hauptproblem.

Die Lösung

Unternehmen können Produktivität steigern und Qualifikationsdefizite schließen, indem sie konsequent auf Weiterbildungsinitiativen setzen und dabei Software-Integrationen sowie KI als entscheidende Helfer nutzen. In der heutigen volatilen und unsicheren Lage ist das Upskilling bestehender Mitarbeiter oft der effizientere und schnellere Weg, als Talente extern zu suchen. Eine gezielte Schulung in Software-Tools und KI ist hierbei unerlässlich, um deren effektive Nutzung sicherzustellen.

55 % der befragten Unternehmen nutzt bereits KI-Funktionen in ihrer HR-Software (50 % in Deutschland), und ihre Erwartungen des Beitrags von KI zur HR-Software sind ebenfalls gestiegen, was auf einen wachsenden Bedarf an KI-spezifischen Fähigkeiten hinweist. Für den effizienten Einsatz von Software und KI ist es jedoch unerlässlich, die Software in andere Systeme zu integrieren, Datensicherheit sicherzustellen und auf eine leichte Benutzbarkeit der Software zu achten.

Tipps und Software-Empfehlungen

• Nahtlose Integration sichern: Stelle sicher, dass deine HR-Software reibungslos in den bestehenden Tech-Stack des Unternehmens integriert ist und bei Updates kompatibel bleibt.

• KI-Potenzial durch Daten nutzen: Setze auf Talentmanagement und -analytik, um Datenqualität für reibungslose Softwareintegration und optimierte KI-Funktionen zu gewährleisten.

• Umfassende Schulungsprogramme etablieren: Entwickle gemeinsam mit Führungskräften und Nutzern kontinuierliche Weiterbildungsinitiativen, die über die reine Softwarebedienung hinausgehen.

• Investition in zielgerichtete Schulungstechnologien: Priorisiere Technologien, die sich auf Integrationen und KI-Funktionen konzentrieren, und sorge für deren kontinuierliche Aktualisierung.

• Laufende Performance-Kontrolle: Überprüfe regelmäßig die Effektivität von Integrationen sowie die Leistung und Fähigkeiten der Mitarbeiter, um Optimierungspotenziale zu identifizieren.

  Software-Lösungen

  Humanressourcen-Informationssysteme (HRIS): Zentralisieren HR-Daten und unterstützen die Integration mit anderen Systemen. KI-Funktionen helfen bei der Automatisierung des Datenabgleichs und ermöglichen Einblicke in Echtzeit. 50 % der HR-Führungskräfte stufen diese Art von Software als entscheidend für ihre HR-Aktivitäten ein (34 % in Deutschland).

  HR-Analytics-Software: Hilft Qualifikationsdefizite der Mitarbeiter zu erkennen und zu beheben. KI-Funktionen können dabei helfen, personalisierte Weiterbildungspfade zu entwerfen. 42 % der Personalleiter stufen diese Art von Software als entscheidend für ihre Personalarbeit ein (35 % in Deutschland).

  Lernmanagementsysteme (LMS): Unterstützen die fortlaufende Schulung und Weiterbildung im Bereich HR-Software und KI-Kenntnisse. KI-Funktionen können bei der Erstellung von Inhalten und Vorlagen helfen und die Benutzererfahrung personalisieren. 40 % der Personalleiter stufen diese Art von Software als entscheidend für ihre Personalarbeit ein (30 % in Deutschland). 21 % der deutschen Befragten finden das Lernmanagement von AI am meisten profitieren könnte.

KI in der HR-Technologie erfordert Risikominderung

Auch wenn KI viele Vorteile bietet und HR-Prozesse sowie die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit transformieren kann, ist es wichtig, Risiken zu vermeiden und Herausforderungen zu bewältigen.

Unternehmen müssen sich über die Sicherheitsrisiken im Klaren sein, die mit KI verbunden sind, da sie Informationen aus verschiedenen Quellen (z. B. Mitarbeiter, Kunden, andere Software) verarbeiten wird.

67 % halten Sicherheit für ein wichtiges Merkmal bei der Suche nach HR-Software, die angeschafft und implementiert werden soll, während 43 % berichten, dass Sicherheitsbedenken im letzten Jahr der Auslöser für HR-Käufe waren.

Warum das wichtig ist

Abgesehen von der Verfügbarkeit qualifizierter Mitarbeiter sind die Hauptanliegen in Bezug auf KI die Beschaffung hochwertiger Daten, das Verständnis von KI und der Umgang mit Datenschutzfragen.

KI-Funktionen müssen sich auf qualitativ hochwertige Daten und die Einhaltung von Vorschriften stützen. Daher sind Datenschutz und ein Verständnis der KI-Entscheidungsfindung entscheidend für die Minimierung von Risiken. Eine erfolgreiche Implementierung von HR-Software verhindert Störungen und sichert Daten. Effiziente Integrationen schützen die Privatsphäre, indem sie Schwachstellen reduzieren. KI-Kenntnisse sind der Schlüssel zum Verständnis, wie KI funktioniert.

Jonah Shepp, Senior Principal, Research, bei Gartner, warnt, dass KI, insbesondere generative KI, Risiken in Bezug auf Datenschutz, geistiges Eigentum und Vertrauen birgt. Personalleiter sollten sich mit diesen Risiken befassen, da das Verhalten der Mitarbeiter der Schlüssel zur Vermeidung von Datenlecks ist, die schwerwiegende rechtliche und rufschädigende Auswirkungen haben könnten. [3]

Die Lösung

Die richtige Implementierung von Software, die Aufrechterhaltung der Datenqualität und das Verständnis der Funktionsweise von KI tragen dazu bei, die Risiken von KI zu mindern. HR-Software mit KI-Funktionen trägt zur Verringerung der Sicherheitsrisiken bei. 43 % der KI-Anwender nennen die Verringerung von Sicherheitsrisiken als einen Vorteil der Einführung von HR-Software mit KI-Funktionen. Aber auch ein wirksamer Datenschutz und eine wirksame Datenverwaltung sind für den Schutz sensibler Informationen und die Einhaltung von Vorschriften entscheidend.

Eser Rizaoglu und Stephanie Clement, beide Senior Director Analysts, stellen in Gartners Bericht "Agentic and AI Kick-Starter for CHROs" [4] fest, dass die Kultivierung von KI-Kenntnissen - d.h. Wissen und Fähigkeiten, um effektiv mit KI zu arbeiten - für die erfolgreiche Skalierung von KI innerhalb eines Unternehmens unerlässlich ist. Ohne sie ist es unwahrscheinlich, dass Unternehmen mit KI eine Wertschöpfung erzielen.

Tipps und Software-Empfehlungen

• Nutzung und Verständnis sicherstellen: Sorge dafür, dass Mitarbeiter HR-Software-Integrationen effektiv nutzen und KI-Funktionen verstehen; schule sie bei Bedarf proaktiv.

• Datenqualität durch Audits sichern: Führe umfassende Datenaudits durch, um Datenqualität, korrekte Nutzung und Übereinstimmung mit Geschäftserwartungen zu überprüfen.

• Datenschutzrichtlinien optimieren: Überarbeite Datenrichtlinien für hochwertige Eingaben und strikte Einhaltung des Datenschutzes, essenziell für alle HR- und KI-Systeme.

• Sicherheitsfunktionen stets aktuell halten: Aktualisiere kontinuierlich Sicherheitsfunktionen in der HR-Software, um Mitarbeiterdaten zu schützen und KI-bezogene Risiken zu bewältigen; prüfe bei Bedarf einen Produktwechsel.

• Richtlinien und Funktionalität überprüfen: Lege klare Nutzungsrichtlinien fest und bewerte regelmäßig Software-Funktionalität sowie Benutzerfreundlichkeit, um Produktivität zu steigern und Fehler zu minimieren.

HR Software Trends: Die Personalabteilung muss sich an den technologischen Wandel anpassen

Die Zukunft des Personalwesens wird davon abhängen, wie gut sich Unternehmen an den rasanten technologischen Wandel und die sich verändernden Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter anpassen. Der Einsatz von KI, die Priorisierung von Weiterbildungsmaßnahmen und der Schutz von Daten sind jetzt entscheidend für den Erfolg. Personalleiter, die auf diese Trends reagieren, werden besser gerüstet sein, um Top-Talente anzuziehen, zu entwickeln und zu halten. Indem sie den Menschen in den Mittelpunkt jeder technischen Entscheidung stellen, können Unternehmen in einer zunehmend komplexen Welt erfolgreich sein.

Quellen

1. Brian Westfall, LinkedIn
2. Quick Pulse: Leader Sentiment on Skills Gaps, von Trisha Rai, Februar 2025, Gartner
3. HR-Führungskräfte müssen die Chancen und Risiken der Einführung von KI- und GenAI-Technologien verstehen: Jetzt handeln, um sich auf die Zukunft der Arbeit vorzubereiten, von Jonah Shepp, Dezember 2024, Gartner
4. Agentic and AI Kick-Starter for CHROs, by Eser Rizaoglu and Stephanie Clement, June 2025, Gartner

*Methodik

Capterra's 2025 HR Software Trends Survey wurde im April 2025 unter 3.256 Befragten in Australien (n=278), Brasilien (n=300), Kanada (n=289), Frankreich (n=300), Deutschland (n=300), Indien (n=294), Italien (n=300), Mexiko (n=300), Spanien (n=300), dem Vereinigten Königreich (n=296) und den USA (n=300) durchgeführt. Ziel der Studie war es, die HR-Software, die Unternehmen kaufen, ihre Vorteile und Herausforderungen sowie die Auswirkungen von KI auf die Personalabteilung zu verstehen. Die Befragten wurden daraufhin überprüft, ob sie in Unternehmen mit mehr als einem Angestellten und in einer leitenden Funktion tätig sind. Außerdem wurde bestätigt, dass die Befragten zumindest teilweise für Entscheidungen über den Kauf von HR-Software in ihrem Unternehmen verantwortlich sind.